The Field Office Senior Program Manager (FO SPM) will supervise and collaborate on all procurement related to the activities and ensure compliance with USAID and MSI policies and procedures. The FO SPM will also monitor and implement subcontractors’ and vendors’ contractual compliance and coordinate procurement actions as outlined in MSI’s Procurement Field Guide. This role will assist with budget development for new activities and coordinate with the field team on the delivery of procured goods and services and work closely with the finance team to ensure timely payments. Additionally, the FO SPM will manage the administrative needs as well as logistical support to ensure local operations of the Program in the field. The role will also work with the grants and technical teams to develop grant ideas into full activities. The FO SPM will support the capacity building and training of grantees. The role will also work on gender strategy, plans, and implementation. This position will support the administrative team and provide overall administrative management support for all project staff. This position is a fixed-term labor contract and is based in Port-au-Prince, Haiti.
Responsibilities:
- Coordinate with field team and Headquarters on item specification and budget.
- Perform market research to find item specifications and appropriate vendors.
- Initiate activity procurements as outlined in the Activity Manual Addendum, Activity Cycle Flowchart, and Field Procurement Guide.
- Coordinate the implementation of contracts/procurement procedures including participating in bid openings and technical and cost evaluations and performing due diligence for awarded procurements.
- Maintain an updated database of local vendors and a list of prices as a reference for budgeting.
- Maintain all procurement processes and support documentation, as well as organize electronic procurement files in internal procurement program.
- Travel to project sites when necessary to monitor the delivery of procured goods to grantees and inspect the quality of goods acquired.
- Monitor contracts and purchase orders issued to vendors and follow up as necessary to ensure compliance with terms and conditions.
- Contact all contractors and vendors on the invoice or deliverable due dates to confirm the submission of contractually mandated payment documents.
- Work with the Deputy Chief of Party (DCOP) to identify purchase orders that may require modifications or cancellation due to financial or administrative non-compliance.
- Alert the DCOP in the event of missed deadlines or deliverables on the part of vendors.
- Follow up on deadline payments for subcontractors and vendors to achieve monthly burn rate.
- Maintain the overall integrity of the procurement filing system.
- Support the monitoring and evaluation area with data collection, as needed.
- Close out each purchase order once completed according to established policies and procedures.
- Work as part of an activity implementation team along with the primary responsibility of acquiring goods and services necessary for transition activities.
- Work with the Procurement Officer (PO) and Senior Grants Manager to update and monitor a master deliverable calendar for procurement actions.
- Supervise the PO.
- Coordinate travel arrangements including flight and hotel reservations.
- Maintain office, finance, and purchase order files, databases and assist with recording the purchasing of supplies.
- Support administrative and finance activities by organizing and archiving information.
- Work with the grants team and technical team, especially the Program Development Officers (PDOs), to write concept notes and develop grant ideas into actual activities.
- Support the development of activity ideas and grant proposals and budgets and oversee implementation of grant activities by awarded grantees.
- Support PDOs in coordinating closely with the different program areas (procurement, grants, finance and administration, monitoring, evaluation and learning and security) related to strategy, activity identification and all phases of implementation.
- Support grantees through capacity building, training, and compliance enforcement.
- Support the project’s crosscutting gender needs.
- Perform other administrative tasks as needed.
Profile de l’Organisation:
Management Systems International (MSI), une compagnie Tetra Tech, est une société de développement international basée dans la région métropolitaine de Washington, DC, avec 40 ans d’expérience dans le développement à travers le monde. Notre expertise principale se situe dans les domaines du suivi et de l’évaluation (S&E), du développement institutionnel, de la gestion du secteur public, de la gouvernance et de la lutte contre la corruption. MSI mène de nombreux projets dans 90 pays à travers le monde, dont la Jordanie, le Maroc, le Liban, la Syrie, le Pakistan, la Colombie et le Mexique. Une des entreprises principales dans ce domaine, MSI s’est associée à d’autres organisations provenant de tous les secteurs du développement international afin de soutenir des clients allant des donateurs bilatéraux et multilatéraux tels que USAID, la Banque mondiale et le PNUD, à des gouvernements nationaux et locaux, des ONG, des groupes de réflexion, des fondations et des universités. Pour plus de renseignements, veuillez consulter notre site web à l’adresse http://www.msiworldwide.com.
**Attention: Seuls les citoyens d’Haïti sont éligibles à ce poste**
Résumé du poste:
Le Conseiller Technique d’Assistance Policière Communautaire organise des réunions et correspond avec la Police Nationale d’Haïti (PNH) pertinente de niveau moyen à supérieur, et la Commission Nationale pour le Désarmement, le Démantèlement et la Réintégration (CNDDR) Les fonctionnaires recueilleront de l’information pour les rapports écrits, détermineront les besoins du programme et faciliteront la formation, les programmes d’assistance technique et le suivi et l’évaluation. Le conseiller technique travaille en étroite collaboration avec le responsable de l’assistance policière communautaire, les conseillers désignés du Bureau des stupéfiants et de l’application de la loi (INL) et d’autres experts pour obtenir des commentaires des autorités haïtiennes, aider à définir les objectifs du programme, et élaborer des propositions de projet avec des paramètres d’impact spécifiques. Il s’agit d’un poste à temps plein basé à Port-au-Prince, en Haïti, et est admissible au travail à distance.
Activités principales:
- Coordonner avec l’équipe sur le terrain et le bureau à domicile les spécifications et le budget des articles.
- Effectuer des études de marché pour trouver les spécifications des articles et les fournisseurs appropriés.
- Lancer les achats d’activités comme indiqué dans l’addenda au manuel d’activités, le diagramme du cycle d’activités et le guide d’approvisionnement sur le terrain.
- Coordonner la mise en œuvre des marchés et des procédures d’approvisionnement, notamment en participant à l’ouverture des soumissions et aux évaluations techniques et des coûts et en faisant preuve de diligence raisonnable pour les marchés attribués.
- Maintenir une base de données à jour des fournisseurs locaux et une liste de prix comme référence pour la budgétisation.
- Tenir à jour tous les processus d’approvisionnement et la documentation de soutien, et organiser les dossiers d’approvisionnement électroniques dans le programme d’approvisionnement interne.
- Se rendre sur les sites du projet au besoin pour surveiller la livraison des biens achetés aux bénéficiaires et inspecter la qualité des biens acquis.
- Surveiller les contrats et les bons de commande émis aux fournisseurs et faire le suivi nécessaire pour assurer le respect des modalités.
- Communiquer avec tous les entrepreneurs et fournisseurs à l’égard des dates d’échéance des factures ou des produits livrables pour confirmer la présentation des documents de paiement prescrits par contrat.
- Travailler avec le DCOP pour identifier les bons de commande qui peuvent nécessiter des modifications ou des annulations en raison de non-conformité financière ou administrative.
- Alerter le DCOP en cas de non-respect des délais ou des livrables de la part des fournisseurs.
- Assurer le suivi des paiements dans les délais pour les sous-traitants et les fournisseurs afin d’atteindre le taux d’utilisation mensuel.
- Maintenir l’intégrité globale du système de classement des marchés publics.
- Soutenir la zone de suivi et d’évaluation avec la collecte de données, au besoin.
- Clôturer chaque bon de commande une fois rempli conformément aux politiques et procédures établies.
- Faire partie d’une équipe de mise en œuvre des activités et assumer la responsabilité principale d’acquérir les biens et services nécessaires aux activités de transition.
- Travailler avec l’agent d’approvisionnement et le gestionnaire principal des subventions pour mettre à jour et surveiller un calendrier principal des produits livrables pour les mesures d’approvisionnement.
- Superviser l’agent d’approvisionnement.
- Coordonner les préparatifs de voyage, y compris les réservations de vol et d’hôtel.
- Tenir à jour les dossiers des bureaux, des finances et des bons de commande, les bases de données et aider à consigner les achats de fournitures.
- Soutenir les activités administratives et financières en organisant et en archivant l’information.
- Travailler avec l’équipe des subventions et l’équipe technique, en particulier les agents d’élaboration des programmes, pour rédiger des notes conceptuelles et élaborer des idées de subventions en activités réelles.
- Soutenir le développement d’idées d’activités et de propositions de subventions et de budgets et superviser la mise en œuvre des activités de subventions par les bénéficiaires.
- Aider les APD à coordonner étroitement avec les différents secteurs de programme (approvisionnement, subventions, finances et administration, suivi, évaluation, apprentissage et sécurité) la stratégie, l’identification des activités et toutes les phases de la mise en œuvre.
- Soutenir les bénéficiaires par le renforcement des capacités, la formation et l’application de la loi.
- Soutenir les besoins transversaux de genre du projet.
- Autres tâches administratives au besoin.
Qualifications:
- Bachelor’s degree in relevant field is required.
- Minimum three years of experience working with procurements and acquisition processes is required.
- Experience in USAID projects is required.
- Experience working in remote and complex areas is preferred.
- Experience maintaining professional relationships with local counterparts, beneficiaries, contractors, suppliers, and other international organizations, as well as local and national authorities is preferred.
- Strong communication, detail-oriented, organizational, proactive problem-solving, and service orientation skills are required.
- Ability to work effectively and collegially under pressure in a stressful environment and with colleagues from different backgrounds is preferred.
- Ability to adapt easily and to change handle multiple priorities in a fast-paced environment, working independently and within a team to meet deadlines is preferred.
- Fluency in French is required. Fluency in English and Creole is preferred.
MSI is an equal opportunity employer that values diversity and inclusion. We strive to develop and maintain a culture that honors the perspectives and identities of our employees, our communities and those impacted by our work.
We do not discriminate on the basis of any protected attribute, including race, religion, color, national origin, gender, sexual orientation, gender identity, gender expression, age, marital or veteran status, pregnancy or disability, or any other basis protected under applicable law. In accordance with applicable law, we make reasonable accommodations for applicants’ and employees’ religious practices and beliefs, as well as any mental health or physical disability needs.
MSI is an Equal Opportunity Employer/Affirmative Action/Americans with Disabilities/Veterans Employer.
Reasonable Accommodations:
MSI is dedicated to hiring an inclusive workforce. If you would like to request reasonable accommodations during the application process, please visit Tetra Tech’s Disability Assistance Page. Our recruitment team looks forward to engaging in an interactive process to provide reasonable accommodations for candidates.
Only candidates who have been selected for an interview will be contacted. No phone calls, please.
Qualifications:
- Un diplôme Universitaire dans un domaine connexe est requis.
- Au moins trois années d’expérience de travail avec les processus d’approvisionnement et d’acquisition sont requises.
- Expérience dans les projets de l’USAID est requise.
- Expérience de travail dans des régions éloignées et complexes est de préférence.
- Expérience dans le maintien de relations professionnelles avec les homologues locaux, les bénéficiaires, les entrepreneurs, les fournisseurs et d’autres organisations internationales, ainsi qu’avec les autorités locales et nationales est de préférence.
- De solides compétences en communication, axées sur les détails, organisationnelles, proactives en résolution de problèmes et en orientation service sont requises.
- Capacité à travailler efficacement et collégialement sous pression dans un environnement stressant et avec des collègues d’horizons différents est de préférence.
- Capacité de s’adapter facilement et de modifier plusieurs priorités dans un environnement dynamique, en travaillant de façon autonome et en équipe pour respecter les échéances est de préférence.
- Maîtrise du français requise. Niveau avancé en anglais et créole est de préférence.
MSI est un employeur à chances égales qui valorise la diversité et l’inclusion. Nous nous efforçons de développer et de maintenir une culture qui honore les perspectives et les identités de nos employés, de nos collectivités et de ceux qui sont touchés par notre travail.
Nous ne faisons pas de discrimination en fonction d’un attribut protégé, y compris la race, la religion, la couleur, l’origine nationale, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’expression de genre, l’âge, l’état matrimonial ou l’état d’ancien combattant, la grossesse ou l’invalidité, ou tout autre motif protégé en vertu de la loi applicable. Conformément aux lois applicables, nous prenons des mesures d’adaptation raisonnables pour les pratiques et croyances religieuses des demandeurs et des employés, ainsi que pour tout besoin en matière de santé mentale ou d’incapacité physique.
MSI est un employeur d’égalité des chances / Affirmative Action / Americans with Disabilities / Veterans Employer.
Mesures d’adaptation raisonnables:
MSI se consacre à l’embauche d’un effectif inclusif. Si vous souhaitez demander des mesures d’adaptation raisonnables pendant le processus de demande, veuillez consulter la page Assistance invalidité de Tetra Tech. Notre équipe de recrutement a hâte de participer à un processus interactif pour offrir des mesures d’adaptation raisonnables aux candidats.
Seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés. Aucun appel téléphonique, s’il vous plaît.