Lugar de destino: Ginebra
Tipo de contrato: Duración determinada
Pueden participar:
- Los candidatos/as internos/as de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal de la OIT.
- Los candidatos/as externos/as.
Se anima a postular al personal con más de cinco años de servicio continuo en la OIT.
Las candidaturas de los funcionarios que ya se han retirado de la OIT o que se han jubilado anticipadamente no se tendrán en cuenta.
La OIT valora positivamente la diversidad de su personal y alienta las candidaturas de mujeres y hombres cualificados, con o sin discapacidad. Si no puede completar nuestro formulario de solicitud en línea debido a una discapacidad, por favor envíe un correo electrónico a ilojobs@ilo.org.
La OIT acoge con agrado a los solicitantes con experiencia en el trabajo con los mandantes de la OIT (gobiernos, organizaciones empresariales, y organizaciones de trabajadores).
Se tendrán especialmente en cuenta las candidaturas de personas que procedan de Estados Miembros no representados o insuficientemente representados, o bien de Estados Miembros que tendrán una representación escasa o nula en un futuro próximo. Se facilita una lista de esos países en la página web ILO Jobs: Nacionalidades no suficientemente representadas
Además de las entrevistas y exámenes que se puedan exigir a cualquier candidato/a, es necesario que todos/as los/as candidatos/as externos/as así como cualquier candidato/a interno/a que se presente a un puesto de una categoría superior completen con éxito el Centro de Evaluación de la OIT.
Sin perjuicio de las consideraciones generales establecidas en el Estatuto del Personal de la OIT, este anuncio de vacante es el único documento autorizado relativo a las calificaciones requeridas para este puesto. Las calificaciones mínimas requeridas se determinaron teniendo en cuenta las funciones y responsabilidades específicas de este puesto.
Los requisitos lingüísticos específicos para este puesto se detallan a continuación. No obstante, los candidatos que se presenten a las vacantes de la categoría de servicios orgánicos que no hayan superado su período de prueba en la OIT y cuya lengua materna no sea una de las lenguas de trabajo de la Oficina (español, francés e inglés), deberán poseer un conocimiento plenamente satisfactorio de al menos una de las lenguas de trabajo de la OIT. Si son nombrados, se les podrá exigir que adquieran un conocimiento de una segunda lengua de trabajo de la Oficina durante sus primeros años de servicio.
Introducción
El puesto está adscrito a la Unidad Pagos (AP), del Servicio de Presupuesto y Finanzas (BUDFIN), que forma parte del Departamento de Gestión Financiera (FINANCE). Las principales responsabilidades de la Unidad AP incluyen la revisión y tramitación de facturas, solicitudes de pago y solicitudes de reembolso de gastos de viaje recibidas de partes externas y del personal en relación con el trabajo de la Oficina. Las transacciones se revisan para determinar si cumplen con el Reglamento Financiero y la Reglamentación Financiera y con los IGDS y procedimientos pertinentes, y se certifican para su pago.
Las funciones clave del/la titular del puesto son las operaciones relacionadas con la actividad y la gestión de los módulos de AP y de viajes de IRIS dentro del entorno ERP (planificación de los recursos institucionales) de Oracle, así como la administración y gestión de relaciones de los sistemas de terceros relacionados con las cuentas por pagar, como el sistema de procesamiento de facturas ALUSTA.
Además, el/la titular del puesto de trabajo será el punto focal de AP para el desarrollo relacionado con la resolución de problemas de tecnologías de la información para la Unidad y actuará como enlace con otras unidades de FINANCE, INFOTEC, departamentos de la sede, oficinas externas y proveedores de servicios externos, según sea necesario.
El/la titular del puesto dependerá del Jefe de la Unidad AP.
Funciones específicas
1. Prestar apoyo al jefe de Unidad en la gestión del funcionamiento de los servicios financieros dentro de su ámbito de competencia y en la preparación de los correspondientes informes de gestión, planes de trabajo, riesgos y registros de incidencias. Supervisar al personal de la Unidad y tomar decisiones sobre procesos institucionales complejos y tratamientos contables excepcionales.
2. Actuar como punto focal para el ciclo de la OIT que va desde la adquisición al pago, incluidos los módulos relacionados en la ERP de la OIT (IRIS), así como las soluciones relacionadas con las cuentas por pagar de terceros (Basware ALUSTA; Basware CloudScan, etc.). Supervisar las operaciones y coordinar la implantación y el acceso a los módulos relacionados con las cuentas por pagar y otros sistemas a ubicaciones externas. Administrar herramientas de terceros (por ejemplo, productos Basware).
3. Proporcionar asesoramiento y apoyo operativo a los departamentos, oficinas externas y lugares donde se realizan proyectos en todos los aspectos de los procesos de compra y pago, cuentas por pagar y solicitudes de viajes. Mantener al día los procedimientos financieros y las directrices relacionados con el ámbito de las operaciones; redactar circulares IGDS, manuales y material de formación según sea necesario. Desarrollar materiales didácticos e impartir formación.
4. Recomendar cambios y definir las necesidades para la mejora de las soluciones para el ciclo de la OIT que va desde la adquisición al pago, los viajes y las cuentas por pagar, sobre la base de la evolución de los motores institucionales y las necesidades de información.
5. Coordinar la resolución de problemas técnicos en colaboración con INFOTEC y/o Basware Support, según sea necesario, incluido el seguimiento de los elementos prioritarios existentes registrados en el portal del servicio de asistencia técnica de la OIT. Supervisar las pruebas de aceptación de los usuarios por parte del personal de la Unidad.
6. Supervisar la corrección y eficacia de las oficinas exteriores que se ocupan de los procesos de cuentas por pagar, recopilar tendencias, trasladar a un nivel jerárquico superior los comportamientos y patrones irregulares y proponer acciones para su resolución. Apoyar y orientar a las oficinas exteriores en el análisis, la conciliación y la liquidación de las cuentas de pagos anticipados y anticipos de personal.
7. Extraer, revisar y proporcionar datos sobre cuentas por pagar y solicitudes de reembolso de gastos de viaje en respuesta a las solicitudes de auditoría (externas e internas), lo que implica el análisis y la aportación de datos en relación con las consultas de auditoría, incluidos los procesos institucionales relacionados y los resultados esperados.
8. Siempre que sea necesario, actuar de refuerzo en la verificación, validación y aprobación de pagos de las cuentas por pagar.
9. Llevar a cabo las tareas de cierre anual de cuentas globales en relación con el ciclo que va desde la adquisición al pago de acuerdo con el calendario general de la OIT. Resolver cuestiones complejas en nombre de los departamentos y oficinas.
10. Desempeñar otras funciones que se le asignen relacionadas con su competencia.
Estas funciones específicas se ajustan a la descripción genérica del puesto correspondiente de la OIT, que comprende las funciones genéricas siguientes:
Funciones genéricas
- Recibir y analizar cuentas y documentos financieros prestando particular atención a anomalías aparentes o tendencias poco usuales e poner en marcha medidas para corregir situaciones anómalas; analizar los informes financieros periódicos, y preparar informes, correspondencia y asesorar en los casos complejos.
- Facilitar asesoramiento y orientación con respecto a las prácticas y las normas financieras de la Organización, y dar una interpretación fidedigna delas necesidades para llevar a cabo transacciones en la operación supervisada (por ejemplo, autorizando pagos, aprobando pagos salariales, presupuestos y varios documentos contables).
- Analizar la eficacia operativa del área organizativa asignada desde las perspectivas de la dirección o de la contabilidad a fin de mejorar las operaciones (incluido el uso de aplicaciones automatizadas).
- Supervisar al personal que realiza operaciones financieras y producen estados financieros periódicos; corregir y adaptar el trabajo analítico del personal subordinado de servicios generales o profesional.
- Gestionar el funcionamiento de los servicios financieros del área de responsabilidad y preparar informes gestores afines.
- Supervisar y analizar transacciones y documentos financieros seleccionados (por ejemplo, propuestas de presupuesto, solicitudes de pago, solicitudes de liquidación, datos sobre las nóminas, etc.) antes de su introducción en el sistema financiero; velar por la aplicación de procedimientos de control y supervisión de los ingresos y los gastos.
- Preparar informes periódicos y ad hoc así como explicaciones pertinentes, según solicite el equipo gestor superior.
- Definir necesidades y atribuciones de los especialistas de sistemas para producir informes especializados a partir de la base de datos financiera y las aplicaciones de sistemas.
- Mantener al día los procedimientos financieros afines con la operación asignada; redactar circulares, manuales y material de formación según sea necesario.
- Preparar proyectos de respuesta a las observaciones de auditoría internas y externas relativas a la operación asignada.
- Analizar la información presupuestaria para preparar y consolidar previsiones, así como datos complementarios, en relación con las previsiones presupuestarias, los informes de resultados y los planes a medio plazo; analizar las disposiciones financieras de acuerdos y documentos de proyectos; evaluar las solicitudes presupuestarias y redactar propuestas relativas al presupuesto.
- Otras funciones afines, según sea necesario.
Calificaciones requeridas
Educación
Título universitario superior (máster o equivalente) en administración de empresas, finanzas o contabilidad, u otra disciplina pertinente.
En lugar de un título universitario superior, se aceptará un título universitario de primer ciclo (licenciatura o grado equivalente) en uno de los campos mencionados u otra disciplina pertinente, en combinación con dos años adicionales de experiencia profesional, además de la experiencia que se indica a continuación.
Experiencia
Se requiere un mínimo de cinco años de experiencia en finanzas y contabilidad.
Cinco años de experiencia en el uso y la administración de los módulos EPR de cuentas por pagar y al menos 3 años de experiencia en la implantación de los módulos EPR en un entorno internacional. Experiencia directa en la aplicación y gestión de procesos de cuentas por pagar y solicitudes de viaje dentro del nuevo ciclo que va desde la adquisición de bienes hasta los pagos en la aplicación de Oracle y en el entorno de las Naciones Unidas.
Idiomas
Excelente dominio del inglés o del francés y buenos conocimientos de un segundo idioma de trabajo de la Organización.
Competencias
Además de las competencias básicas relacionadas con la OIT, para este puesto se requiere las siguientes competencias:
Competencias técnicas
Capacidad para analizar información financiera de distintas fuentes, examinar documentación y resolver cualquier anomalía aparente. Capacidad para planificar y coordinar proyectos o programas de complejidad moderada. Capacidad para redactar informes y explicar decisiones al personal de la Organización. Capacidad para redactar procedimientos de uso interno que se basen en unas normas financieras sólidas. Capacidad para utilizar programas informáticos corrientes de oficina y familiaridad con los programas informáticos. Conocimiento sólido y demostrado de las aplicaciones ERP de Oracle y de las interrelaciones de los módulos del libro mayor general, las cuentas por pagar, los viajes y las compras. Excelentes dotes de comunicación, tanto escrita como oral. Capacidad para elaborar material de formación e impartir formación sobre procesos y sistemas financieros.
Competencias personales
Capacidad para motivar al personal, establecer los objetivos del equipo, asignar y supervisar el trabajo y asegurarse de que se ofrece a los clientes la calidad del servicio/trabajo adecuada. Se requiere discreción, ya que puede ser necesario trabajar con información confidencial. Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género y no discriminatorios.
Condiciones de empleo
- Todo contrato/prórroga de contrato se rige por el Estatuto del Personal de la OIT y por las demás normas internas aplicables. Cualquier oferta de empleo con la OIT está supeditada a la certificación por el Asesor Médico de la OIT de que la persona en cuestión esté apta físicamente para desempeñar las exigencias inherentes y específicas de la posición ofrecida. Por consiguiente, antes de confirmar la oferta de contratación, se solicitará al candidato seleccionado someterse a un examen médico.
- El primer contrato se prorrogará por un período de 24 meses.
- Si la persona seleccionada fuere un candidato externo, quedará sujeta a prueba durante sus dos primeros años de servicio.
- Toda prórroga de contrato posterior al período de prueba se subordina a que la persona haya tenido, durante ese período, una conducta y un desempeño satisfactorios.
Para más información sobre las condiciones de empleo, sírvase consultar la página Contratación internacional en el sitio web ILO Jobs.
Información importante
Se informa a los funcionarios/as de la categoría de servicios generales interesados/as en solicitar este puesto que, en caso de ser seleccionados/as, se les ofrecerá el sueldo y los subsidios aplicables al grado del puesto solicitado, lo que puede dar lugar a cambios sustanciales en su remuneración neta. De conformidad con el artículo 3.4 del Estatuto del Personal de la OIT, el sueldo de un/a funcionario/a, en caso de ascenso, no será en ningún caso superior al sueldo máximo del grado al que haya sido ascendido/a. Para cualquier pregunta o aclaración, sírvase ponerse en contacto con su colaborador de recursos humanos en hrpartner@ilo.org.
Proceso de reclutamiento
Sírvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en línea. Para presentar su candidatura, visite el sitio de contratación electrónica de la OIT, ILO Jobs. El sistema le indicará los pasos que deberá seguir para presentar su candidatura en línea.
Evaluaciones (las cuales pueden incluir una o varias pruebas escritas y una pre-entrevista basada en las competencias) y las entrevistas se llevarán a cabo, en principio, durante los 3 a 4 meses posteriores a la fecha de cierre. Los candidatos deberán garantizar su disponibilidad en caso de pré-selección.
Dependiendo de la ubicación y disponibilidad de los candidatos, asesores y miembros del jurado en las entrevistas, la OIT se reserva el derecho a utilizar tecnologías de comunicación como Skype, videoconferencia, e-mail, etc. para llevar a cabo la evaluación de los candidatos en las distintas etapas del proceso de contratación, incluyendo el centro de evaluación, las pruebas técnicas y las entrevistas.
La OIT tiene una política de cero tolerancia ante la explotación y los abusos sexuales, y velará con determinación por que ningún miembro del personal ni ninguno de los beneficiarios de la asistencia de la Organización sea víctima, directa o indirectamente de actos de explotación y abusos sexuales. Para garantizar que la Organización no contrate a personas con un historial comprobado de explotación, abusos sexuales, acoso sexual u otros tipos de conductas abusivas, la OIT puede realizar una verificación de los antecedentes de los candidatos bajo consideración.
Peligro fraude
La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selección: presentación de la candidatura, entrevista, tramitación o formación. No deberían tomarse en consideración los mensajes que no procedan de direcciones de correo electrónico de la OIT- ilo@org. Además, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.