A responsável primária desta posição consiste em dar apoio logístico e operacional geral ao escritório provincial provendo assistência ao Gestor de Provincial em questões gerais do escritório, incluindo o acompanhamento e orientação de questões de actividades relacionadas aos departamentos RH e Finanças quando solicitado. Além disso, será responsável por atender na recepção, prestar assistência nas actividades de rotina do escritório e manter todos os arquivos em ordem. Esta posição reporta ao Gestor de Provincial de Nampula.

Key Performance  Areas:

Administração e Programa

• Coordenar todos os assuntos relacionados com os aspectos operacionais e administrativos do escritório de Maputo, por forma a garantir um ambiente de trabalho eficiente e eficaz;
• Dar apoio logístico e operacional contínuo aos programas, incluindo administrativo;
• Coordenar itinerários de viagens, bilhetes de passagens aéreas, reservas de hotéis e ajudas de custos;
• Atender na recepção, prestar assistência nas actividades de rotina do escritório e manter todos os arquivos em ordem e fazer o devido encaminhamento de correspondências;
• Dar assistência na manutenção do escritório, equipamentos e reparações, conforme o necessário.

Suporte a Sede

• Dar todo e qualquer suporte necessário na coordenação de todas as funções laboral, administrativas e financeiras;
• Manter o controlo do stock de material de escritório e dar assistência na requisição de novos materiais e outras necessidades;
• Responsável pela gestão dos motoristas e veículos, pelo cronograma e itinerário dos motoristas, cartões de combustível, impostos e seguros anuais;
• Auxiliar a equipe de RH na administração de vários processos no que respeita ao recrutamento, Folhas de pontos (Timesheets) entre outras tarefas relativas com procedimento de RH
• Entrar em contacto com as entidades governamentais locais no que respeita a questões laborais e fiscais;
• Digitação geral, e distribuição da documentação e correspondência de RH aos colegas;
• Manter e atualizar as informações dos fornecedores e realizar verificações relevantes de antecedentes e verificações de legalidade e fraude;
• Garantir que o pagamento de débitos diretos sejam efectuados com base na documentação de suporte e registrados corretamente;
• Executar o relatório dos credores no final do mês;
• Executar que relatórios mensais de pagamento sejam produzidos para a análise do fluxo de caixa;
• Gestão e administração de caixa (pety cash);
• Preparar as reconciliações bancárias mensais.